Processutveckling - förbättring av processerna för felanmälan, nyproduktion och skötsel
Kommunalt fastighetsbolag

 

 

Bakgrund

Det kommunala fastighetsbolaget drevs på ett traditionellt sätt med mycket arbete i egen regi och med stöd av en funktionell organisation. Den nya VD:n som tillsattes lade om strategin mot ökad kundfokusering och outsourcing av en stor del av verksamheten.

 

Tillvägagångssätt för varje projekt

• Strategisk förankring i ledning: Framtagning av projektdefinition, innehållande bakgrund, kund- och intressentbehov, effektmål, projektmål, avgränsningar, kriterier för lyckat genomförande, projektorganisation, projektplan och milestones.

• Översyn av processerna med avseende på effektivitet.

• Analys av ÄR-läge och dess felkopplingar samt en noggrann analys av grundorsaker.

• Benchmarking med andra fastighetsbolag.

• Därefter genomfördes en prioritering efter inverkan på effektmål och åtgärdskomplexitet. 

• Design av BÖR-läge, utveckling av kravspecifikation, kreativa lösningar, övergripande processkarta, detaljerad processkarta med uppgifter och ansvar samt krav på IT baserade lösningar.

• Lösningar förankrades regelbundet hos berörd personal genom temadagar och presentation för ledningen. Implementeringsplan samt roller och arbetsformer för vidareutveckling av processen (ständig förbättring)

 

För att underlätta implementering tillämpades modeller innehållande både Struktur (ex. arbetssätt/ rutiner, regler, struktur, system, organisation) och Kultur (ex. - förhållningssätt, värderingsattityder, beteenden, ledarskap, drivkrafter, effektiva team, självkännedom). Detta tillsammans ger strukturella lösningar och engagemang som leder till realiserade förbättringar. Indigo IPEX stödjer implementeringen genom kvartalsvisa uppföljningsmöten med intern projektledare, där samtliga mål och identifierade felkopplingar gås igenom och grön-, gul- och rödmarkeras.

 

Efter genomförda projekt vidareutvecklas processerna av etablerade processteam som leds av interna processledare.

 

Förbättringsprojekten följs upp av respektive beställare samt genom regelbundna uppföljningsseminarier med kvalitetschef och företagets alla processledare. På dessa seminarier sker också påfyllning/kompetensutveckling med bl a Indigo IPEXs hjälp. Vidare sker under dessa seminarier  vidareutveckling av förbättringsmetoder samt styrnings- uppföljningsrutiner.

 

Uppdragen nedan är några av många under Indigo IPEX långa engagemang på Stångåstaden. Gemensamt för dessa tre uppdrag är att de skall skapa en god grund för att möta bostadsbristen genom ett omfattande program för nyproduktion samt därtill ökade krav på serviceprocesser. 

 

Parallellt med uppdragen utbildadess löpande interna processsledare med syftet att säkerställa implementering, efterlevnad och vidareutveckling. Dessa deltog också under dessa specifika uppdrag.

 

 

Uppdrag 1. Förbättring av processen för nyproduktion

Resultat för kund:

Ny process för nybyggnation som säkerställer att de nybyggda fastigheterna

• blir långsiktigt bra

• är förvaltningsbara

• har låga drift & underhållskostnader

• ligger i framkant avseende miljö/energi

• byggs till lägre produktionskostnader

• attraherar kunder som vill bo kvar länge

• ej blir för specialiserade utan de är lätta att anpassa till nya koncept

 

 

Uppdrag 2. Förbättring av processen för felanmälan

Resultat för kund:

Ny process som möter krav på effektivitet och tar bort identifierade felkopplingar, dvs

• högre kundnöjdhet vad avser upplevelsen av hela reparationen.

• tydlig styrning och uppföljning på hela flödet från anmält fel till åtgärd.

• mer värde för varje satsad krona avseende reparationer.

• reparationer utförs på ett kostnadseffektivt sätt.

 

 

Uppdrag 3. Förbättring av skötselprocessen

Resultat för kund:

En implementerad skötsel process som kännetecknas av:

• entreprenörer och personal som tar ansvar och känner för sina områden

• entreprenörer som kommer med förbättringsförslag

• att hyresgäster vet mer om våra upphandlingar

• väl fungerande verktyg för kvalitetssäkring

• tydlig info till hyresgäst avseende uteplatser

• en väl fungerande snöröjning

• mer samarbete med andra bolag

• hög kompetensnivå hos entreprenör
  - Avtalskännedom
  - Ändamålsenlig utbildning

• hög tillit till att avtal följs

• väl uppdaterade och relevanta arbetssätt

• kvalitetsfunktion som säkerställer likvärdig kvalitet på våra områden

• hög och affärsmässig beställarkompetens

 

.

 

 

 

 

 

 

Konceptutveckling - Framtidens seniorboende
Kommunalt fastighetsbolag

 

 

Bakgrund

För att forma framtidens seniorboende valde Stångåstaden att ta hjälp av Indigo IPEX och dess metod för att skapa värdeinnovationer. Syftet var att forma ett antal boendekoncept samt konkretisera erbjudandet för vart och ett av koncepten. Uppdraget delades In i tre faser; Kunskapsinsamling, Utforskning av möjligheter samt  Framtida strategibild och erbjudande.

 

 

Tillvägagångssätt för varje projekt

 

Konceptutvecklingen genomfördes i följande sex steg:

 

• Projektdefinition syftade till att definiera projektet med inriktning på att öka attraktiviteten på Stångåstadens erbjudande till seniorer.

• Omvärlds- och trendanalys syftade till att beskriva den miljö som företaget verkar i med avseende på målgruppen samt identifiera relevanta trender. Genom denna kunskapsinsamling vidgades sinnet i ledning och arbetsgrupp och det öppnades för nya möjligheter

• ÄR-värdekurva syftade till att skapa förståelse för dagens konkurrensfaktorer och företagets position i relation till de alternativ som dagens seniorer har.

• Utforskning av möjligheter syftade till att med stöd av ett antal sökvägar finna framtidens konkurrensfaktorer avseende seniorboende, tjänster och miljöer samt skissa på alternativa positioneringar avseende dessa

• BÖR-värdekurva och erbjudande syftade till att välja position avseende konkurrensfaktorer samt utveckla erbjudanden som ökar attraktiviteten på Stångåstadens erbjudande till seniorer

• Implementering syftar till att realisera den identifierade potentialen

 

Uppdraget genomfördes med stöd av intervjuer, avstämningsmöten, studiebesök hos forskningsinstitutioner och företag som ligger i framkant inom ämnet samt workshops med arbetsgrupp och ledning.

 

Uppdraget är ett av många under Indigo IPEX långa engagemang på fastighetsbolaget

 

 

Resultat för kund:

En implementerad skötsel process som kännetecknas av:

• Med utgångspunkt i vald positionering avseende konkurrensfaktorer resulterade arbetet i fyra boendekoncept för seniorer; Bosmart, Bokväm, Bokvar och Botrygg.

• För vart och ett av koncepten detaljutformades erbjudanden som sedan har legat till grund för den nyproduktion som skett avseende seniorbostäder.

• Konceptet och erbjudanden har mottagits mycket väl på marknaden.